با نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت‌هایی مثل تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات و حتی مدیریت پست‌الکترونیکی، فرم‌ها و فکس‌های سازمان به‌صورت خودکار و یکپارچه انجام می‌شود. لایه مدیریت گردش‌کار، کلیه فرآیندهای انتقال داده‌ها و اطلاعات را در سطح زیر سیستم‌های مختلف کنترل می‌کند. بدین‌صورت که مستندات و فایل‌های ثبت شده در هر یک از بخش‌ها، با استفاده از قابلیت‌های این لایه، بین افراد و واحدها جابه‌جا می‌شود.

سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (نرم افزار BPMS)، یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت‌های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن، بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود. یک فرآیند کسب‌وکار شامل شبکه به هم پیوسته‌ای از فعالیت‌ها است که توسط مجریان مرتبط اجرا می‌شوند. برخی کارکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:

• شناسایی فرآیندهای موجود سازمانی
• بازمهندسی و طراحی فرآیند مطلوب برای پیاده‌سازی مکانیزه
• مدل‌سازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند بازمهندسی شده
• پیاده‌سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم‌افزاری مناسب برای اجرای مطلوب فرآیند
• نظارت و کنترل اجرای فرآیند

سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود. کاهش هزینه‌ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری سازمان‌ها در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم‌افزار است. برخی امکانات این نرم افزار عبارت است از:

• امکان تعریف کاربران، دبیرخانه‌های مستقل و دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
• امکان پشتیبانی از دبیرخانه‌های عادی و محرمانه
• امکان تعریف تمپلیت نامه، به تفکیک دبیرخانه‌ها و دپارتمان‌ها
• امکان تعریف امضای شخصی و تعریف تمپلیت با چند امضاء
• امکان تعریف تعداد رکوردهای قابل نمایش در کارتابل اداری کاربر
• امکان افزودن تصویر مهر دبیرخانه سازمان، در فایل متن نامه‌های دریافتی
• امکان جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
• امکان «تفویض اختیار» به‌ همراه آرشیو تفویض‌های سابق